Πρακτικές συμβουλές για time - management στον εργασιακό χώρο

Λέμε πολύ συχνά ότι η διαχείριση χρόνου είναι μια δεξιότητα πολύ χρήσιμη για την ποιότητα ζωής μας. Στον επαγγελματικό τομέα ο χρόνος που αφιερώνουμε στην δουλειά μας είναι οροθετημένος, 40 ώρες την εβδομάδα ή τουλάχιστον έτσι πρέπει να είναι. Οι περισσότεροι όμως από εμάς παρατηρούμε είναι ότι αυτός ο χρόνος δεν αρκεί  ώστε να ολοκληρωθούν οι δραστηριότητες που πρέπει να γίνουν. Το ερώτημα λοιπόν είναι αν η αιτία είναι το φόρτο εργασίας ή η διαχείριση του χρόνου; "Σε όποια βάση της ζωής μας και αν βρισκόμαστε και σε όποια θέση και αν έχουμε στον εργασιακό μας χώρο, πρέπει να αξιολογούμε τις προτεραιότητές μας, να τις προγραμματίζουμε και να οριοθετούμαστε. Αν τελικά συμβούν όλα αυτά και δεν βελτιώνεται το αίσθημα ότι "δε φτάνει η μέρα" τότε ίσως ήρθε η ώρα να μπει ένα καινούριο μέλος στην ομάδα, με αρμοδιότητες που δίνουν  σε εμάς το χρόνο που χρειαζόμαστε" σχολιάζει η Νανά Τσουμάκη, σύμβουλος εκπαίδευσης και σταδιοδρομίας  (www.athinaedu.com).

5 βήματα για την διαχείριση του χρόνου στον εργασιακό χώρο

1.   Στην αρχή της εβδομάδας προγραμματίζουμε τα deadline, meeting και δραστηριότητες που δεν αλλάζουν. Τα τοποθετούμε μέσα στο χρόνο μας και  υπολογίζουμε το χρόνο προετοιμασίας για αυτά. Γενικά, αποδίδουμε καλύτερα όταν μια δραστηριότητα την σπάμε σε κομμάτια ώστε το μυαλό μας να σκέφτεται σφαιρικά και να βρίσκει λύσεις.

2.   Χωρίζουμε την ημέρα μας σε ώρες όπου ασχολούμαστε με τα σημαντικά, τα λιγότερο σημαντικά και τις δραστηριότητες ρουτίνας. Πάντα αφιερώνουμε χρόνο για κοινωνικοποίηση με τους συναδέλφους και με χρόνο για ξεκούραση π.χ 10 λεπτά περπάτημα, ένα σνακ κλπ. 

3.   Αναγνωρίζουμε και οριοθετούμε πόσο χρόνο χρειαζόμαστε για δραστηριότητες που προκύπτουν μέσα στην καθημερινότητα μας. Για παράδειγμα, ορίζουμε 2 μισάωρα την ημέρα όπου απαντούμε στα e-mails μας. Είναι χάσιμο παραγωγικού χρόνου να απαντάμε στα e-mails μας μόλις έρχονται γιατί βγαίνουμε από τη σκέψη που είχαμε πριν. Επίσης απαντάμε αμέσως σε αυτά που δεν χρειάζονται "action", ώστε να μην αγχωνόμαστε. Αυτά για τα οποία χρειάζεται να ασχοληθούμε περισσότερο, τα τοποθετούμε στο χρόνο μας ως προτεραιότητα. 

4.   Αναγνωρίζουμε πόσο χρόνο μας απορροφούν οι διακοπές από τρίτους. Μέσα στην ρουτίνα της εργασίας όλοι μας γνωρίζουμε πότε και πόσο συχνά μας διακόπτουν οι συνάδελφοι ζητώντας κάτι από εμάς. Πόσο επείγον είναι όλα αυτά; Τι χρόνο ξοδεύουμε, πώς θα μπορούσε να μειωθεί αυτός ο χρόνος φτιάχνοντας είτε διαδικασίες ή αφιερώνοντας 1 φορά το χρόνο να εξηγήσουμε τον τρόπο που λειτουργούμε;  

5.   Η εργασία μας είναι και ο δημιουργικό μας χρόνος. Για να μπορούμε να διαχειριστούμε την ποιότητα της εργασίας μας θα πρέπει πρώτα να έχουμε ορίσει ποιος είναι ο στόχος μας. Μαθαίνουμε αυτά που μας βοηθούν στην εξέλιξή μας. Αφιερώνουμε χρόνο σε αυτά που μας βοηθούν να πετύχουμε τους στόχους που έχουμε στην ομάδα μας. Με άλλα λόγια αφιερώνουμε χρόνο σε αυτά που αξίζει να αφιερώσουμε.

Κάποια tips ώστε να κερδίζουμε κάθε μέρα χρόνο:
 

1. Κρατάμε σημειώσεις
Οι σημειώσεις, η καταγραφή των εκκρεμοτήτων και του προγράμματος της μέρας  βοηθήσουν να ιεραρχήσουμε  τις δουλειές μας, να καταπιαστούμε με αυτές πιο συγκεντρωμένοι και να αποβάλλουμε το άγχος μας. Εκτός από το πρόγραμμα και την καθημερινή ρουτίνα της δουλειάς, καλό είναι να σημειώνουμε κάθε καλή ιδέα που προκύπτει τη στιγμή που προκύπτει. 

2. Ένα- ένα όχι όλα μαζί
Η πολυπραγμοσύνη λειτουργεί μόνο όταν υπάρχει κάτι κύριο και πολλά δευτερεύοντα. Καθημερινά βοηθάει να ορίζουμε την προτεραιότητα, μετά τι θα βοηθήσει την επόμενη μέρα και μετά οτιδήποτε άλλο. 

3. Let’s have a break!
Ο εγκέφαλός μας χρειάζεται να ξεκουράζεται ώστε να μπορεί να αποδίδει. Κάθε 2 ώρες πρέπει να αλλάζουμε δραστηριότητα. Δεν αποδίδουμε αν κάνουμε την ίδια δραστηριότητα για πολύ χρόνο. Μόλις ολοκληρώσεις κάτι είναι καλό να κάνουμε ένα 10λεπτο διάλειμμα. Αυτό μπορεί να είναι μια βόλτα, μια σύντομη κουβέντα με έναν συνάδελφο ή ένα σνακ. 

4. Προσέχουμε τον εαυτό μας για να αποδίδουμε
Ο ύπνος βοηθά στο να ξεκαθαρίζουμε τη σκέψη μας. Αν έχουμε να πάρουμε μια δύσκολη απόφαση στη δουλειά μας , άφησέ τη για την επομένη – όλα θα είναι πιο ξεκάθαρα. Επιπλέον, κατά τη διάρκεια της άσκησης το σώμα αποβάλλει τοξίνες και την ένταση της ημέρας και ξεκαθαρίζεις τη σκέψη μας. Το να βγούμε από τη ρουτίνα μας είναι κάτι που μας  αναζωογονεί. Η αλλαγή από την καθημερινότητα μας βοηθάει να σκεφτούμε με ένα διαφορετικό τρόπο, πιο αισιόδοξο. Προγραμματίζουμε σύντομες αποδράσεις μέσα στη χρονιά.
 
Η διαχείριση του χρόνου είναι η αξιοποίηση του χρόνου μας αποτελεσματικά ώστε να πετύχουμε τους στόχους μας. Οι ενέργειες που κάνουμε για να βελτιώσουμε την απόδοσή μας και να κερδίσουμε χρόνο για να τον αφιερώσουμε όπου επιθυμούμε είναι η σωστή διαχείριση του χρόνου μας.