Διαφύλαξη λογιστικών αρχείων και χρόνος παραγραφής μετά τον Ν.5104/2024

Του Γιώργου Δαλιάνη με τη συνεργασία της Νίκης Χατζοπούλου και της Αλεξάνδρας Δαλιάνη*

1. Οι αλλαγές που φέρνει ο νέος Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας

Η έναρξη ισχύος του Ν.5104/2024 (ΦΕΚ Α΄ 58/19.4.2024) σηματοδότησε μια από τις πιο ουσιαστικές αναμορφώσεις στη φορολογική διοίκηση των τελευταίων ετών. 

Μεταξύ των διατάξεων που επηρεάζουν άμεσα επιχειρήσεις, λογιστές και φορολογούμενους, ξεχωρίζει η επέκταση της διάρκειας υποχρεωτικής διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων, καθώς και η αναδιατύπωση των κανόνων παραγραφής του δικαιώματος του Δημοσίου για διενέργεια ελέγχων.

Η αλλαγή αυτή δεν είναι απλώς τυπική. Αλλάζει το πώς πρέπει να σχεδιάζεται η εσωτερική αρχειοθέτηση των επιχειρήσεων, η τήρηση των βιβλίων, καθώς και η διαχείριση κινδύνου ενόψει ελέγχων.

Η κατανόηση των χρονικών ορίων είναι κρίσιμη, διότι καθορίζει πότε μια υπόθεση θεωρείται οριστικά "κλειστή” και πότε η μη ύπαρξη αρχείων δεν συνεπάγεται καμία φορολογική κύρωση.

2. Τι ίσχυε μέχρι 18.4.2024 – Πενταετής φύλαξη και παραγραφή

Με βάση το άρθρο 13 παρ. 2 του Ν.4987/2022, οι επιχειρήσεις όφειλαν να διαφυλάσσουν τα λογιστικά τους αρχεία (βιβλία, τιμολόγια, αποδείξεις, καταστάσεις) για πέντε (5) έτη από τη λήξη του οικείου φορολογικού έτους.

Η ίδια πενταετής προθεσμία ίσχυε και για την παραγραφή του δικαιώματος του Δημοσίου να προβεί σε έλεγχο και να εκδώσει πράξεις επιβολής φόρου ή προστίμου (άρθρο 36 Ν.4987/2022).

Η προθεσμία μπορούσε να παραταθεί μόνο όταν:
•προέκυπταν συμπληρωματικά στοιχεία μετά την πενταετία, ή
•υπήρχαν ενδείξεις φοροδιαφυγής.

Η έκδοση εντολής ελέγχου δεν αποτελούσε και δεν αποτελεί λόγο παράτασης της παραγραφής· πρόκειται για θέση που έχει παγίως κριθεί από τη νομολογία (ΣτΕ 616/2021, 1738/2017, 884/2016) και τη διοικητική πρακτική της ΔΕΔ.

3. Οι αλλαγές του Ν.5104/2024 (από 19/4/2024)

Ο νέος Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας καθιερώνει δύο βασικές μεταβολές:

α) Δεκαετή υποχρέωση διαφύλαξης

Σύμφωνα με το άρθρο 13 παρ. 2:
"Ο φορολογούμενος υποχρεούται να διαφυλάσσει τα λογιστικά αρχεία, καταστάσεις και δικαιολογητικά για δέκα (10) έτη από τη λήξη του οικείου φορολογικού έτους."

β) Πενταετή παραγραφή με δυνατότητα επέκτασης

Η βασική παραγραφή του δικαιώματος ελέγχου παραμένει πενταετής.
Μπορεί να φτάσει έως δέκα (10) έτη, μόνο εφόσον διαπιστωθούν πράξεις φοροδιαφυγής ή προκύψουν συμπληρωματικά στοιχεία μετά τη λήξη της πενταετίας (άρθρο 36 παρ.2 Ν.5104/2024).

Με βάση το άρθρο 117 του ίδιου νόμου, οι διατάξεις αυτές εφαρμόζονται για φορολογικά έτη που αρχίζουν μετά την 19.4.2024, δηλαδή για το φορολογικό έτος 2024 και επόμενα.

4. Πίνακας διαφύλαξης και παραγραφής ανά φορολογικό έτος
 

Φορολογικό έτος	Υποχρέωση διαφύλαξης βιβλίων & στοιχείων έως	Λήξη παραγραφής (δικαίωμα ελέγχου Δημοσίου)	Νομικό καθεστώς
2018	31.12.2024	31.12.2024	Ν.4987/2022 (5ετία)
2019	31.12.2025	31.12.2025	Ν.4987/2022 (5ετία)
2020	31.12.2026	31.12.2026	Ν.4987/2022 (5ετία)
2021	31.12.2027	31.12.2027	Ν.4987/2022 (5ετία)
2022	31.12.2028	31.12.2028	Ν.4987/2022 (5ετία)
2023	31.12.2029	31.12.2029	Ν.4987/2022 (5ετία)
2024	31.12.2034	31.12.2029*	Ν.5104/2024 (10ετής διαφύλαξη, 5ετής παραγραφή)

*Η παραγραφή μπορεί να επεκταθεί σε 10 έτη μόνο αν αποδειχθεί φοροδιαφυγή ή ανακύψουν νέα στοιχεία.

5. Παραδείγματα εφαρμογής

Παράδειγμα 1 – Διαφύλαξη αρχείων
Εταιρεία με χρήση 2020 οφείλει να διατηρεί τα λογιστικά της αρχεία έως 31.12.2026.
Αν ο έλεγχος κινηθεί το 2027, η μη ύπαρξη βιβλίων δεν συνιστά παράβαση, αφού έχει λήξει η υποχρέωση φύλαξης.

Παράδειγμα 2 – Έτος 2024
Για τη χρήση 2024, τα λογιστικά αρχεία πρέπει να διαφυλαχθούν έως 31.12.2034.
Αν η ΑΑΔΕ ζητήσει παραστατικά το 2032, ο φορολογούμενος υποχρεούται να τα προσκομίσει, καθώς ισχύει η δεκαετής διαφύλαξη.

Παράδειγμα 3 – Παραγραφή υποθέσεων
Για χρήση 2019, η ΑΑΔΕ μπορεί να εκδώσει πράξεις έως 31.12.2025.
Από 1.1.2026, εφόσον δεν έχει κοινοποιηθεί προσωρινό σημείωμα ελέγχου, το δικαίωμα του Δημοσίου έχει παραγραφεί.

Παράδειγμα 4 – Παράταση λόγω φοροδιαφυγής
Αν διαπιστωθεί φοροδιαφυγή για χρήση 2020, η παραγραφή μπορεί να φτάσει έως 31.12.2030, και η επιχείρηση οφείλει να διαφυλάξει τα βιβλία έως τότε.

6. Σημαντική σημείωση για τη χρήση 2019

Η υποχρέωση διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων και η παραγραφή του δικαιώματος ελέγχου για το φορολογικό έτος 2019 λήγουν την 31/12/2025.

Ωστόσο, στην πράξη, η κρίσιμη ημερομηνία είναι η 10/12/2025, καθώς, σύμφωνα με το άρθρο 28 παρ. 4 του Ν.5104/2024, μέχρι τότε πρέπει να έχει εκδοθεί και κοινοποιηθεί το προσωρινό σημείωμα ελέγχου.

Η απλή έκδοση εντολής ελέγχου δεν παρατείνει την παραγραφή.
Εάν μέχρι τη 10/12/2025 δεν έχει κοινοποιηθεί προσωρινό σημείωμα, το δικαίωμα του Δημοσίου για τη χρήση 2019 παραγράφεται οριστικά και η μη ύπαρξη των βιβλίων ή στοιχείων δεν συνιστά παράβαση.

Η διευκρίνιση αυτή έχει καθοριστική σημασία ενόψει της λήξης του 2025, καθώς πλήθος υποθέσεων αναμένεται να κλείσουν οριστικά λόγω παραγραφής.

7. Ειδικές περιπτώσεις διατήρησης αρχείων

Πέραν των φορολογικών διατάξεων, πρέπει να σημειωθεί ότι:

1. Αναπτυξιακοί νόμοι και συγχρηματοδοτούμενα προγράμματα

Εθνικοί και ευρωπαϊκοί νόμοι (όπως ΕΣΠΑ, Ταμείο Ανάκαμψης, Horizon Europe κ.λπ.) προβλέπουν δυνατότητα ελέγχου για χρονικό διάστημα που υπερβαίνει την πενταετία, συνήθως δεκαετία.
Συνεπώς, τα σχετικά παραστατικά και δικαιολογητικά πρέπει να διατηρούνται για όσο χρόνο απαιτεί κάθε πρόγραμμα.

2. Αρχεία μισθοδοσίας και προσωπικού

Τα αρχεία αυτά (συμβάσεις, παρουσιολόγια, δηλώσεις ΕΡΓΑΝΗ, ασφαλιστικές καταστάσεις κ.λπ.) πρέπει να διατηρούνται για δέκα (10) έτη, βάσει της ισχύουσας εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας.

3. Πρακτική σύσταση της ΑΡΤΙΟΝ

Αν και τα λογιστικά αρχεία που αφορούν χρήσεις έως και το 2023 μπορούν θεωρητικά να καταστραφούν μετά την πάροδο της πενταετίας, η ΑΡΤΙΟΝ προτείνει να διατηρούνται για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, τουλάχιστον δεκαετία, ειδικά για επιχειρήσεις που:

•συμμετέχουν σε προγράμματα χρηματοδότησης ή επενδυτικά σχήματα,
•έχουν μακροχρόνιες συμβάσεις,
•ή διατηρούν εκκρεμείς υποθέσεις έναντι της Φορολογικής Διοίκησης.

Η παράταση αυτή ενισχύει τη φορολογική ασφάλεια και περιορίζει κινδύνους σε μελλοντικούς ελέγχους ή επανελέγχους.

* O Γιώργος Δαλιάνης είναι Διευθύνων Σύμβουλος της Artion Α.Ε. & ιδρυτής του Ομίλου Artion, Οικονομολόγος Φοροτεχνικός.

Η Νίκη Χατζοπούλου είναι Δικηγόρος Παρ’Αρείω Πάγω LL.M. & Διαμεσολαβήτρια, συνεργάτης της Artion A.E.

H Aλεξάνδρα Δαλιάνη είναι Ασκούμενη Δικηγόρος.

Το ανωτέρω κείμενο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και σε καμία περίπτωση δεν υποκαθιστά τις εξειδικευμένες συμβουλευτικές υπηρεσίες.

Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να απευθυνθείτε στην ARTION Α.Ε. (Πουρνάρα 9 Μαρούσι|+30 210 6009062| www.artion.gr).