Για τους αμύητους, το Excel είναι ένα από τα πλέον δημοφιλή προϊόντα της Microsoft, με διάθεση στην αγορά εδώ και περίπου 30 χρόνια, ενώ είναι συμβατό τόσο με τα Windows όσο και με άλλα λειτουργικά συστήματα.
Πρόκειται για υπολογιστικά φύλλα με αριθμημένες γραμμές και στήλες που δημιουργούν ένα πλέγμα κελιών. Δίνει στον χρήστη τη δυνατότητα να κάνει αριθμητικούς υπολογισμούς οποιασδήποτε δυσκολίας μεταξύ των δεδομένων που έχουν τοποθετηθεί στα κελιά, να δημιουργεί γραφήματα, διαγράμματα και ιστογράμματα ή να χρησιμοποιεί προγραμματιστικές εντολές για να επεξεργαστεί τα δεδομένα των κελιών. Οι λειτουργίες αυτές είναι εξαιρετικά χρήσιμες σε ποικίλους τομείς, από τη λογιστική και τη στατιστική μέχρι τη μηχανολογία και τη φυσική. Έτσι, είτε είστε μυημένοι είτε όχι, υπάρχει πληθώρα χρήσιμων tips που μπορούν να κάνουν τη χρήση του Excel πιο εύκολη για τον καθένα.
Απόλυτες και σχετικές αναφορές
Πολύ συχνά συμβαίνει να θέλουμε να γίνει μία πράξη μεταξύ των δεδομένων μιας στήλης ή μιας γραμμής με ένα συγκεκριμένο κελί, αλλά δεν θέλουμε να γράψουμε όλες τις πράξεις χειροκίνητα. Η λύση που αρχικά θα σκεφτόταν κανείς είναι να γράψει την πράξη για ένα κελί και να την αντιγράψει από το ένα κελί στο άλλο.
Το πρόβλημα που προκύπτει είναι το εξής: το Excel αλλάζει αυτόματα τα ονόματα των κελιών, με αποτέλεσμα να μη γίνονται πράξεις μεταξύ των επιθυμητών κελιών. Η αντιγραφή αυτή γίνεται με σχετική αναφορά στα κελιά. Γι’ αυτό, όπως φαίνεται στο παράδειγμα, στο κελί C5 δεν έχουμε =B5*B1, αλλά =Β5*Β2 .
Η λύση είναι να βάλουμε το σύμβολο του δολαρίου, $ [Shift+4], πριν από το γράμμα και τον αριθμό του κελιού που θέλουμε να παραμείνει ως έχει [απόλυτη αναφορά στο κελί]. Δηλαδή, αν στο κελί C4 γράψουμε =B4*$B$1, μπορούμε να το αντιγράψουμε στα επόμενα δύο κελιά και κάθε φορά ο πολλαπλασιασμός θα γίνεται με το κελί Β.
Ειδική επικόλληση
Πολλές φορές, τα δεδομένα που υπάρχουν στα κελιά έχουν δημιουργηθεί μέσω συναρτήσεων. Όταν λοιπόν θέλουμε να αντιγράψουμε και να επικολλήσουμε ένα δεδομένο από ένα κελί σε ένα άλλο, προκύπτει το εξής: το Excel, αντί να αντιγράψει το δεδομένο του κελιού, αντιγράφει τη συνάρτηση που το δημιούργησε. Το αποτέλεσμα είναι ότι, αντί στο κελί που θέλουμε να επικολλήσουμε τα δεδομένα να βλέπουμε το νούμερο που αντιγράψαμε, βλέπουμε το αποτέλεσμα της συνάρτησης για το συγκεκριμένο κελί.
Για να λύσουμε αυτό το πρόβλημα, χρησιμοποιούμε το Paste Special, μία εντολή που μας επιτρέπει να επιλέξουμε τι θα επικολλήσουμε στο κελί. Ακολουθούμε, λοιπόν, τα παρακάτω βήματα: Αντιγράφουμε τα δεδομένα του κελιού που μας ενδιαφέρει [κλικ και Ctrl+C ή δεξί κλικ και Αντιγραφή], τοποθετούμε τον κέρσορα στο κελί που μας ενδιαφέρει να επικολλήσουμε τα δεδομένα, πατάμε δεξί κλικ κι επιλέγουμε Paste Special [Ειδική επικόλληση]. Από το παράθυρο που ανοίγει, επιλέγουμε το Values and number formats [Τιμές και μορφές αριθμών].
Όπως φαίνεται και από το τελευταίο παράδειγμα, στο κελί C3 έχει αντιγραφεί ο αριθμός 1360 και όχι η συνάρτηση =Α3*Β3, που θα έδινε στο κελί C3 την τιμή 0.
Συνδυασμός κελιών
Ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο που παρέχει το Excel είναι ο συνδυασμός κελιών. Η λειτουργία αυτή γίνεται με το σύμβολο & [Shift+7]. Το αποτέλεσμά της είναι πως μπορούμε να έχουμε τα δεδομένα διαφορετικών κελιών σε ένα. Όπως φαίνεται στο παράδειγμα, μεταξύ των ονομάτων των κελιών βάζουμε το εμπορικό "και", αλλά μας δίνεται η δυνατότητα να προσθέτουμε και χαρακτήρες για να μην εμφανίζονται κολλημένα μεταξύ τους τα δεδομένα των κελιών που συνδυάζουμε.
Για να προσθέσουμε χαρακτήρες, βάζουμε &"…" και ανάμεσα στα εισαγωγικά μπορούμε να γράψουμε όποιους χαρακτήρες θέλουμε.
Συναρτήσεις ελέγχου
Όπως προαναφέρθηκε, στο Excel ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσει απλές εντολές για να επεξεργαστεί τα δεδομένα ενός υπολογιστικού φύλλου. Οι συναρτήσεις ελέγχου μάς βοηθούν να εξετάζουμε τις δυνατότητες που έχουμε για κάποια συγκεκριμένα δεδομένα. Συγκεκριμένα, κάποιες συναρτήσεις ελέγχου είναι οι εξής:
Η λειτουργία της συνάρτησης IFERROR είναι να ελέγχει αν, κατά την εκτέλεση μιας πράξης, υπάρχει κάποιο σφάλμα –εξ ου και το όνομά της! Όπως φαίνεται και στο παράδειγμα, η IFERROR εκτελεί την πράξη πριν το ελληνικό ερωτηματικό [;] και, αν εμφανιστεί σφάλμα, εμφανίζει ό,τι ακολουθεί το semicolon ως μήνυμα σφάλματος.
Σημειώνουμε ότι το μήνυμα σφάλματος μπορεί να είναι ό,τι θέλουμε εμείς, αρκεί να βρίσκεται μέσα σε διπλά εισαγωγικά.
Η λειτουργία της συνάρτησης COUNTIF είναι να μετρά πόσες τιμές από ένα πλήθος δεδομένων πληρούν ένα συγκεκριμένο κριτήριο που θέτουμε εμείς. Ως αποτέλεσμα, μας δίνει τον αριθμό των τιμών που πληρούν αυτό το κριτήριο. Όπως φαίνεται και από το παράδειγμα, η COUNTIF ελέγχει τις τιμές των κελιών ξεκινώντας από το κελί πριν την άνω κάτω τελεία [Β2] και συνεχίζει δεξιά και προς τα κάτω [C2,D2,B3,C3,D3,…,D7], μέχρι να φτάσει στο κελί μετά την άνω κάτω τελεία [D7]. Σε κάθε κελί ελέγχει αν ισχύει η συνθήκη που βρίσκεται μέσα στα διπλά εισαγωγικά ["=36"] και στο τέλος εμφανίζει σε πόσα κελιά η συνθήκη ίσχυε.
Ακόμα μία φορά, η συνθήκη είναι επιλογή του χρήστη.
Η λειτουργία της συνάρτησης FIXED είναι να καθορίζει πόσα δεκαδικά ψηφία θα εμφανίζονται στους δεκαδικούς αριθμούς. Για παράδειγμα, όταν διαιρούμε δύο αριθμούς που δεν διαιρεί ο ένας τέλεια τον άλλο, το αποτέλεσμα μπορεί να έχει πάρα πολλά δεκαδικά ψηφία. Η FIXED μας επιτρέπει να εμφανίζουμε μόνο έναν συγκεκριμένο αριθμό από αυτά.
Όπως φαίνεται και στο παράδειγμα, πριν το ελληνικό ερωτηματικό τοποθετούμε την πράξη που θέλουμε να γίνει [Α2/Β2] και μετά το ερωτηματικό γράφουμε τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων που μας ενδιαφέρει να γνωρίζουμε [εδώ επιλέξαμε να είναι 3].
Αξίζει να σημειώσουμε ότι το Excel διαθέτει μία μεγάλη ποικιλία συναρτήσεων που βοηθούν πολύ τον χρήστη, ανάλογα με τις ανάγκες του. Μπορείτε να ανατρέξετε σε αυτές κάνοντας κλικ στην καρτέλα Formulas [Τύποι], όπου είναι κατηγοριοποιημένες ανάλογα με το τι επεξεργάζονται.
Για να σιγουρευτείτε για τη σύνταξη μίας συνάρτησης, κάνετε κλικ στην καρτέλα Formulas [Τύποι], βρίσκετε τη συνάρτηση ανάλογα με την κατηγορία στην οποία ανήκει, και αφήνετε τον κέρσορα για λίγη ώρα επάνω της. Το παράθυρο που εμφανίζεται δείχνει τη σύνταξη αλλά περιγράφει συνοπτικά και τη λειτουργία της.
Εργαλεία
Δυνατότητες
Δυσκολία
Χρόνος
Προεκτάσεις
Απαιτήσεις
ΝΑΙ
ΟΧΙ
Excel Mobile
Το Excel είναι διαθέσιμο πλέον τόσο στο Android όσο και στο iOS και μάλιστα περιλαμβάνει αρκετές λειτουργίες, ακόμη και στη βασική έκδοση.
Μέχρι σχετικά πρόσφατα, η σουίτα Office δεν ήταν διαθέσιμη σε συσκευές με λειτουργικό Android ή iOS. Εάν θέλατε να γράψετε το κείμενό σας σε Word εκτός σπιτιού και δεν είχατε κάποιο laptop μαζί σας, η μόνη σας επιλογή ήταν η πλατφόρμα των Windows Phone.
Ωστόσο, μετά και την αλλαγή ηγεσίας που έλαβε χώρα, η Microsoft είναι πλέον πολύ πιο εξωστρεφής σε ό,τι αφορά τις πλατφόρμες όπου θα εμφανίζεται το δικό της software. Έτσι, το Word, το Excel και το PowerPoint είναι διαθέσιμα πλέον τόσο στο Android όσο και στο iOS και μάλιστα σε εκδόσεις που κάθε άλλο παρά "κουτσουρεμένες" μπορούν να χαρακτηριστούν, ακόμη και στις δωρεάν "βασικές" εκδόσεις.
Εστιάζοντας συγκεκριμένα στη mobile έκδοση του Excel, παρατηρούμε ότι έχει δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στην ευχρηστία του interface, το οποίο δείχνει να έχει προσαρμοστεί πλήρως στις ανάγκες των mobile συσκευών. Αρχικά, είχαν κυκλοφορήσει εκδόσεις για tablets, όπου η προσαρμογή του interface ήταν ευκολότερη λόγω μεγαλύτερης οθόνης, όμως πλέον μπορείτε να βρείτε τις εφαρμογές Office και σε smartphones, με περαιτέρω τροποποιήσεις που καθιστούν τη διαχείριση των σχετικών εντολών εφικτή ακόμη και σε μικρές οθόνες.
Η δωρεάν έκδοση του Excel παρέχει όλες τις βασικές εντολές που είναι απαραίτητες για τη διαχείριση λογιστικών φύλλων, όμως, για να έχετε στα χέρια σας το πλήρες "πακέτο" θα πρέπει να έχετε πληρώσει συνδρομή στην υπηρεσία Office 365. Παράλληλα, μέσω του OneDrive μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα αρχεία που έχετε επεξεργαστεί από παντού, ενώ συνδεδεμένη με το cloud της Microsoft είναι και η ίδια η εφαρμογή του Excel, επιτρέποντας το εύκολο sharing των λογιστικών φύλλων σας.
πηγή PC Magazine
Στο μεγαλύτερο δίκτυο οπτικών ινών της χώρας, το COSMOTE Fiber
Στο μεγαλύτερο δίκτυο οπτικών ινών της χώρας, το COSMOTE Fiber
Θα εδρεύει στην πανεπιστημιούπολη της ΖΕΠ.
