Διαχείριση χρόνου θα πει... αφήστε την επιχείρησή σας στους άλλους

Tου Richard  Branson 

Όταν μια επιτυχημένη επιχείρηση ωριμάζει και επεκτείνεται, η γραφειοκρατία αρχίζει να παίρνει τα ηνία και η ομάδα διοίκησης εγκλωβίζεται ξαφνικά σε έναν ατέρμονο κύκλο συναντήσεων και έναν τεράστιο όγκο αλληλογραφίας. Σε αυτό το στάδιο, ένας επιχειρηματίας αντιμετωπίζει την πρόκληση του πώς πρέπει να διαχειριστεί αυτήν τη νέα δομή – μια μετάβαση που κατέστρεψε πολλές επιχειρήσεις.

Ας δούμε πρώτα πώς πρέπει να διαχειρίζεστε τον δικό σας χρόνο, το πρώτο βήμα στη διαχείριση των περίπλοκων πτυχών μιας επιχείρησης. Λαμβάνω 300 με 400 μηνύματα την ημέρα, επομένως η διαχείριση του χρόνου είναι σημαντικό ζήτημα για μένα. Γνωρίζω ότι ορισμένα ανώτερα στελέχη απλώς διαγράφουν όλα τα emails από άτομα που δεν γνωρίζουν προσωπικά, υποστηρίζοντας ότι τα περισσότερα από αυτά απλώς αποσπούν την προσοχή τους. Για αυτούς δεν έχει νόημα να "ξεσκονίσουν" την αλληλογραφία τους για να ξεχωρίσουν τα μηνύματα που περιέχουν χρήσιμες πληροφορίες. Θεωρώ όμως ότι αυτή η προσέγγιση είναι αγενής και κακή για τις επιχειρήσεις.


Έχοντας στο μυαλό μου την εποχή που έκανα τα πρώτα μου βήματα και χρειαζόμουν συμβουλές, προσπαθώ να απαντήσω σε όσα περισσότερα emails μπορώ. Διατρέχω τη λίστα μου κάθε πρωί και υπαγορεύω γρήγορες απαντήσεις στους βοηθούς μου, αναθέτω ορισμένα μηνύματα σε συνεργάτες μου και ενίοτε γράφω πιο λεπτομερείς απαντήσεις εγώ ο ίδιος. Αυτός είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος να διαχειρίζομαι τα εισερχόμενά μου και όταν το κάνω ενημερώνομαι για τις τάσεις που μπορεί να επηρεάσουν τις επιχειρήσεις του ομίλου Virgin ή για τα προβλήματα που χρήζουν προσοχής.

Πρέπει να χειρίζεστε εσείς το iPhone σας και όχι να σας χειρίζεται αυτό! Πολλά στελέχη επιχειρήσεων τσεκάρουν τα κινητά τους κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης και σε ώρες εκτός δουλειάς. Αυτό δεν είναι καλό γα τη συγκέντρωση ενός ανθρώπου και έχει αρνητικό αντίκτυπο στη λήψη αποφάσεων. Χρησιμοποιήστε το κινητό σας μόνο σε έκτακτες περιπτώσεις: ελέγξτε τα emails σας για μία ώρα ή περίπου τόσο και μετά βάλτε το στην άκρη για να συγκεντρωθείτε στη δουλειά σας.
Όταν σκέφτεστε πώς πρέπει να διαχειριστείτε, όχι μόνο τον δικό σας χρόνο, αλλά όλων των υπαλλήλων σας, το "κλειδί" είναι να ενθαρρύνετε τους πάντες να εστιάζουν στον στόχο. Το κατάλαβα αυτό καλύτερα τα τελευταία χρόνια, όταν προσκαλούσα επιχειρηματίες για συναντήσεις στο σπίτι μου στο νησί Νέκερ, όπου εξειδικευμένοι ομιλητές συζητούσαν θέματα όπως η κλιματική αλλαγή, η φτώχεια και η ειρήνη. Συχνά αφιέρωνα λίγο χρόνο για να διηγούμαι τις εμπειρίες μου, ελπίζοντας να μοιραστώ μαθήματα που θα βοηθούσαν τους φιλοξενούμενούς μου, πολλοί από τους οποίους βρίσκονταν στο στάδιο της μετατροπής της επιχείρησής τους, από μια ανώριμη startup σε μια εδραιωμένη επιχείρηση.

Η συμβουλή που οι επιχειρηματίες φαίνεται να βρίσκουν πιο χρήσιμη σε αυτό το στάδιο: δώστε στην υπόλοιπη ομάδα σας χώρο να εργαστεί – σε πολλές περιπτώσεις, μεταφέροντας το γραφείο σας έξω από το κτίριο. Αφαιρέστε τον εαυτό σας από τις καθημερινές λειτουργίες της επιχείρησης και βρείτε κάποιον που θα σας αντικαταστήσει ως επικεφαλής της επιχείρησης, ώστε να έχετε αρκετό χρόνο για να δείτε τη μεγάλη εικόνα και να λάβετε αποφάσεις σχετικά με τη μελλοντική κατεύθυνσή της. Εάν δεν μειώσετε τον φόρτο εργασίας, εσείς και η ομάδα σας είναι πιθανό να δυσκολευτείτε να διαχειριστείτε τις πολύπλοκες και συγκρουόμενες απαιτήσεις της επιχείρησης, να καθορίσετε τη στρατηγική και να αξιολογήσετε τους πιθανούς τρόπους επέκτασης.

Πρέπει να είστε σίγουροι ότι προσλάβατε σπουδαίους ανθρώπους στους οποίους μπορείτε να εμπιστευτείτε τη λειτουργία της επιχείρησής σας. Μπορεί οι αντικαταστάτες σας να μην κάνουν τα πάντα με τον τρόπο που θα τα κάνατε εσείς και ίσως κάνουν λάθη, αλλά πρέπει να αντισταθείτε στην επιθυμία να αναλάβετε τον έλεγχο. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος να ενσταλάξετε μια αληθινή αίσθηση ευθύνης. Θα παρακινήσει την ομάδα διοίκησης να τρέξει την επιχείρηση σαν να της ανήκει. 

Έχω μιλήσει ξανά στο παρελθόν για τα πλεονεκτήματα του να παραμένεις μικρός, που είναι και ένα από τα δυνατά σημεία της Virgin Group όσον αφορά τις επικοινωνίες. Οι πολλές μικρές επιχειρήσεις μας απαιτούν λιγότερη γραφειοκρατία και οι εργαζόμενοι είναι πιθανό να ξέρουν ποιος κάνει τι.

Μπορείτε να περάσετε ένα καλό σύστημα επικοινωνίας στο DNA της εταιρείας σας, εξασφαλίζοντας ότι οι συζητήσεις θα βασίζονται στο ανοιχτό πνεύμα, τη σαφή γλώσσα και την αποδεδειγμένη προθυμία να ακουστούν όλοι όσοι έχουν κάτι να πουν, από τον ρεσεψιονίστ έως τον κορυφαίο διευθυντή. Βεβαιωθείτε ότι διεγείρεται η περιέργεια του κόσμου. Εάν στο παρελθόν έχουν κάνει μια καλή πρόταση και έχουν δει αποτελέσματα, οι υπάλληλοί σας θα κάνουν ερωτήσεις και θα είναι επίμονοι, γεγονός που θα τους βοηθήσει να λύσουν τα προβλήματα που συναντούν.

Αυτό θα σας ελευθερώσει ώστε να εστιάσετε στην ευρύτερη εικόνα: να παρεμβαίνετε όταν βλέπετε ένα ζήτημα που χρειάζεται την προσοχή σας, να βοηθάτε τα ανώτερα στελέχη να λύσουν μια κρίση, να μοιράζεστε την εμπειρία σας όταν τα στελέχη αξιολογούν μια συμφωνία και, κυρίως, να ασχολείστε με τα emails που λαμβάνετε κάθε εβδομάδα από ανθρώπους που χρειάζονται συμβουλές για το πώς να ξεκινήσουν μια επιτυχημένη επιχείρηση.

O Richard Branson είναι ο ιδρυτής της Virgin Group και εταιρειών όπως οι Virgin Atlantic, Virgin America, Virgin Mobile και Virgin Active. Διατηρεί blog στη διεύθυνση www.virgin.com/richard-branson/blog. Ακολουθήστε τον στο Twitter στο twitter.com/richardbranson.

© 2018 Richard Branson. Διατίθεται από το "The New York Times Licensing Group"