Email Tracking

Για να ξέρετε αν κάποιο email σας τελικά διαβάστηκε ή απορρίφθηκε

Όταν στέλνουµε ένα µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου ή γενικότερα ένα οποιοδήποτε µήνυµα, πολλές φορές αναρωτιόµαστε αν ο παραλήπτης το διάβασε ή το αγνόησε. Οι email clients δεν µπορούν πάντα να βοηθήσουν σε αυτό, καθώς η αποστολή τού αποδεικτικού ανάγνωσης εξαρτάται από την επιθυµία του παραλήπτη να το στείλει. Για αυτόν το λόγο υπάρχουν οι email trackers.

Οι email trackers είναι προγράµµατα που επιτρέπουν στον αποστολέα ενός email να γνωρίζει εάν ο παραλήπτης διάβασε ή προώθησε αυτό το email. Για να επιτευχθεί αυτό, ενσωµατώνεται στο email που θέλουµε µια εικόνα η οποία δεν είναι ορατή στο χρήστη. Όταν αυτή φορτωθεί από το email που έχουµε στείλει, λαµβάνει σήµα ο server στον οποίο ανήκει ο email tracker, ώστε να σταλεί ειδοποιητήριο µήνυµα στον αποστολέα, µε διάφορες χρήσιµες πληροφορίες σχετικά µε το απεσταλµένο µήνυµα, όπως η ώρα που διαβάστηκε, η IP του παραλήπτη κ.λπ. Φυσικά, αυτό ισχύει αν η υπηρεσία email που χρησιµοποιεί είναι HTML based, όπως Hotmail, Gmail, Yahoo [συµπεριλαµβάνουµε και το Microsoft Outlook] και
ο παραλήπτης δε βλέπει τα emails σε µορφή text. Αν τα βλέπει σε µορφή text [απλό κείµενο], η εικόνα που θα χρησιµοποιηθεί στο tracking δε θα φορτωθεί, συνεπώς δε θα λάβουµε ειδοποίηση ότι το διάβασε.

Ποιος το διάβασε;

Υπάρχουν πολλές ιστοσελίδες που φιλοξενούν email tracking services, αλλά µια από τις καλύτερες είναι εκείνη της WhoReadMe [Δωρεάν, www.whoreadme.com]. Χαρακτηρίζεται από φιλικό interface και προορίζεται τόσο για απλούς όσο και για προχωρηµένους χρήστες. Αφού εγγραφείτε, θα παρατηρήσετε στη σελίδα δεξιά τις εξής επιλογές:

› E-mail Status. Από εκεί έχετε πρόσβαση στα tracked [υπό παρακολούθηση] emails. Λεπτοµέρειες θα δούµε παρακάτω.

› Send Email: Επιλέξτε την για να συντάξετε ένα νέο tracked email. Εµφανίζονται όλα τα mails που έχετε στείλει, καθώς και πληροφορίες για την πορεία τους [παραλήπτης, χρόνος παράδοσης, επιτυχία αποστολής κ.λπ.]. Κάντε κλικ σε ένα email για περισσότερες πληροφορίες σχετικά µε τον παραλήπτη [εάν το email παραδόθηκε και διαβάστηκε επιτυχώς].

› Drafts. Εκεί βρίσκονται όλα τα πρόχειρα emails που δεν έχετε στείλει ακόµη.

› Address Book. Στο Βιβλίο Διευθύνσεων βρίσκονται αποθηκευµένες όλες οι διευθύνσεις στις οποίες στείλατε κάποιο tracked email.

› Account. Επιτρέπει πρόσβαση στις ρυθµίσεις του λογαριασµού σας. Κάνοντας κλικ στο Settings, σας δίνεται η δυνατότητα να αλλάξετε το όνοµα χρήστη, τον κωδικό πρόσβασης, το εµφανιζόµενο όνοµα καθώς και τη ζώνη ώρας. Πατώντας Advanced Settings, µπορείτε να επεξεργαστείτε πρόσθετες επιλογές, όπως η αποστολή µηνύµατος όταν έχετε στείλει ένα tracked email και ο παραλήπτης είναι ο εαυτός σας, η γλώσσα εµφάνισης της ιστοσελίδας κ.λπ. Στην ενότητα E-mail Accounts παρουσιάζονται όλοι οι λογαριασµοί ηλεκτρονικού ταχυδροµείου µε τους οποίους στέλνετε email. Αρχικά θα πρέπει στη λίστα να εµφανιστεί ένας λογαριασµός ηλεκτρονικού ταχυδροµείου [εκείνος µε τον οποίο πραγµατοποιήσατε την εγγραφή], που έχει τεθεί και ως primary [κύριος λογαριασµός] και εκεί θα στέλνονται by default όλα τα emails ειδοποίησης. Για να προσθέσετε και άλλους λογαριασµούς, πατήστε add ενώ αντίστοιχα για να διαγράψετε κάποιον, επιλέξτε Delete. Όταν προσθέσετε ένα νέο λογαριασµό, θα σας σταλεί email επιβεβαίωσης. Αν πάλι θέλετε να αντιστοιχίσετε ένα λογαριασµό ηλεκτρονικού ταχυδροµείου [µε SMTP πρόσβαση] να στέλνει tracked email από τον δικό σας SMTP Server, κάντε κλικ στο SMTP Accounts. Με αυτόν τον τρόπο µπορείτε να στέλνετε γρήγορα και απεριόριστα tracked emails χωρίς να µειώνεται ο αριθµός των διαθέσιµων µηνυµάτων που σας δίνει η υπηρεσία δωρεάν καθηµερινά. Ακόµη, σας ανακουφίζει και από το άγχος µήπως τα emails αυτά καταλήξουν στην ανεπιθύµητη αλληλογραφία του παραλήπτη. Κάνοντας κλικ στο Signature, µπορείτε να επεξεργαστείτε την υπογραφή σας, η οποία ενσωµατώνεται, ύστερα από επιλογή του χρήστη, στο tracked email που πρόκειται να στείλετε. Τέλος, αν θέλετε να απενεργοποιήσετε το λογαριασµό σας στην υπηρεσία WhoReadMe, µεταβείτε στο Close Account. Όλα τα στοιχεία σας [κατάλογος διευθύνσεων, tracked email, SMTP λογαριασµοί]
θα διαγραφούν από το σύστηµα.

› Logout. Αποσύνδεση από τη σελίδα WhoReadMe.

Αποστολή email

Στο προκείµενο, λοιπόν! Πατήστε στο Send E-mail για να µεταφερθείτε στον e-mail editor [εικ. 1]. Αφού γράψετε το µήνυµά σας, επιλέξτε το Advance Settings [κάτω αριστερά]. Στην περιοχή Header Text πληκτρολογήστε το µήνυµα που θέλετε να εµφανιστεί στο χρήστη, για να ενεργοποιήσει την προβολή εικόνων σε περίπτωση που η αόρατη εικόνα µπλοκαριστεί. Από το Tracking Period διαλέξτε τη χρονική περίοδο που θέλετε να λαµβάνετε ειδοποιήσεις σχετικά µε το αν ο παραλήπτης άνοιξε το email.

Στην περιοχή Expiry Mode διαλέγετε, όπως και στην προηγούµενη επιλογή, το χρονικό διάστηµα που θέλετε να είναι διαθέσιµο το περιεχόµενο του email στο χρήστη. Μετά από αυτό το χρονικό διάστηµα, ο παραλήπτης δε θα µπορεί να δει το µήνυµα, και στη θέση του µηνύµατος θα εµφανιστεί το κείµενο που θα πληκτρολογήσετε στην επόµενη επιλογή. Αντίστοιχα, στο πεδίο Expiry Text πληκτρολογήστε το κείµενο που θέλετε να διαβάσει
ο χρήστης, όταν η περίοδος λήξης του περιεχοµένου του email έχει περάσει. Είναι ακόµη δυνατό να προγραµµατίσετε πότε θέλετε να σταλεί το email, µε κλικ στο Scheduled Task. Ναι, καλά διαβάσατε! Μπορείτε να θέσετε επακριβώς την ηµεροµηνία και την ώρα
που θέλετε να το στείλετε.

Στην ενότητα Miscellaneous υπάρχουν διάφορες επιλογές που µπορείτε να ενεργοποιήσετε:

› Track Myself. Ενεργοποιήστε την αν θέλετε να λαµβάνετε ειδοποιήσεις, στην περίπτωση που εσείς ανοίξετε το tracked email.

› Track attachment. Επιλέξτε το αν θέλετε να σας σταλεί ειδοποίηση για το αν κατέβασε o παραλήπτης ένα αρχείο που έχετε επισυνάψει στο email.

› Track link. Το ίδιο µε το Track attachment αλλά για hyperlinks.

› Enable read receipt. Αν στέλνετε το email σε λογαριασµό Microsoft Outlook και επιθυµείτε να είστε ευγενικοί ζητώντας από τον παραλήπτη να σας στείλει ειδοποίηση ότι διάβασε το email, ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή. Έχετε, όµως, υπ& 039; όψιν πως έτσι αποκαλύπτετε ότι θέλετε να ξέρετε αν διαβάστηκε το email σας ή όχι.

› Enable delivery notification. Αν θέλετε να είστε σίγουροι ότι το email παραδόθηκε, ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή και θα σας σταλεί ειδοποιητήριο email.

› Send a copy to my mailbox. Με αυτή την επιλογή θα σας σταλεί ένα αντίγραφο του email στο mailbox σας.

Τέλος, η ενότητα Signature θα σας επιτρέψει να επισυνάψετε την υπογραφή σας στο µήνυµα. [επιλογή Add my signature].

Η ώρα της... επιστροφής

Με το που ανοίξει ο παραλήπτης το email, η σελίδα σάς ενηµερώνει για την ηµεροµηνία, την ώρα και µετά από πόση ώρα -αφού στείλατε το µήνυµα- το άνοιξε ο παραλήπτης. Αλλά δεν είναι µόνο αυτές οι πληροφορίες που προσφέρει. Μόλις σας σταλεί ειδοποιητήριο ότι το email διαβάστηκε, µεταβείτε στη σελίδα της WhoReadMe και αφού κάνετε login, πηγαίνετε στο E-mail Status [εικ. 2]. Εκεί στην καρτέλα Read Notification, κάνετε κλικ στον τίτλο τού µηνύµατος που έχετε στείλει. Στην καρτέλα Read Notification [εικ. 3] πατήστε το " " για να διαβάσετε την αναλυτική αναφορά. Θα εµφανιστούν σηµαντικές πληροφορίες όπως η ώρα που ανοίχτηκε το email [Opened on], η διαφορά ώρας από τη στιγµή που στείλατε το email [Duration], ποιος το άνοιξε [ο παραλήπτης ή κάποιος στον οποίο προωθήθηκε το email], καθώς και πόσες φορές το άνοιξε [Description], η IP του ατόµου που άνοιξε το email [IP Address], η περιοχή του παρόχου Ιnternet [Location], η ύπαρξη ή µη proxy server [Using Proxy], ο browser του ατόµου που άνοιξε το email [Browser], το λειτουργικό σύστηµα του παραλήπτη [OS] και αν ο παραλήπτης διάβασε το email από φορητή συσκευή ή όχι [Mobile Device].

Περιορισμοί

Η υπηρεσία αυτή είναι δωρεάν και εύχρηστη αλλά έχει και τους περιορισµούς της. Μπορείτε να στείλετε µόνο 20 tracked emails κάθε µέρα και να λαµβάνετε µέχρι 10 notifications για κάθε tracked email. Μπορείτε, όµως, να αυξήσετε τον αριθµό αυτό κάνοντας δωρεές στη σελίδα. Καλές παρακολουθήσεις!

Tips & Tricks

Αν ενσωµατώσατε hyperlinks και επισυνάψατε αρχεία στο email, και έχετε επιλέξει τις ρυθµίσεις Trace Link και Trace Attachement, κοιτάξτε τις καρτέλες Download Notification και Click Notification. Θα πάρετε εξίσου χρήσιµες πληροφορίες.