Συνεχης ενημερωση

    Δευτέρα, 13-Απρ-2020 00:08

    Η εξ αποστάσεως εργασία ήρθε για να μείνει. Μαθήματα από την Automattic!

    • Εκτύπωση
    • Αποστολή με email
    • Προσθήκη στη λίστα ανάγνωσης
    • Μεγαλύτερο μέγεθος κειμένου
    • Μικρότερο μέγεθος κειμένου

    Του Πάνου Μπαλτά 

    Η εργασία εξ αποστάσεως, μέσα σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα, έγινε ανάγκη. Αυτό που κάποτε η αγορά θεωρούσε benefit προς τους εργαζομένους, δηλαδή να δουλεύουν ενίοτε από το σπίτι, πλέον, λόγω της πανδημίας του COVID-19, έγινε κανόνας. 

    Όμως οι εταιρείες, τόσο στην Ελλάδα όσο και στις περισσότερες χώρες, δεν ήταν προετοιμασμένες. Μπορεί μερικές να είχαν την υποδομή, αλλά σίγουρα δεν είχαν τη νοοτροπία της απομακρυσμένης εργασίας. Όποιος γνωρίζει τον κόσμο των επιχειρήσεων καταλαβαίνει πολύ καλά τί εννοώ. Και παρόλα αυτά, εμφανίστηκαν άπειροι "ειδικοί" στο διαδίκτυο, ακόμα και στην Ελλάδα, που μας συμβουλεύουν για το πώς θα εργαζόμαστε όλοι μας πιο αποδοτικά από το σπίτι. 

    Υπάρχουν όμως εταιρείες που δουλεύουν πραγματικά εξ αποστάσεως εδώ και χρόνια. Δεν το κάνουν από ανάγκη, αλλά επειδή θεωρούν πως ο τρόπος αυτός είναι αποτελεσματικότερος. Αυτοί είναι οι πραγματικοί "ειδικοί" και η γνώμη τους έχει ιδιαίτερη βαρύτητα.

    Μία από αυτές είναι η εταιρεία Automattic, που βρίσκεται πίσω από τη Wordpress. Για όποιους δεν γνωρίζουν, η Wordpress είναι μια πλατφόρμα, στην οποία βασίζεται σχεδόν το 35% όλων των websites στο διαδίκτυο. Η εταιρεία ιδρύθηκε το 2005 και απασχολεί περίπου 1.200 υπαλλήλους σε 75 διαφορετικές χώρες. Έχει μία κεφαλαιοποίηση σχεδόν 3 δισ. δολάρια και δεν έχει γραφεία, πουθενά στον κόσμο. Όλοι οι εργαζόμενοι δουλεύουν από το σπίτι τους. Και για τον λόγο αυτό χρησιμοποιούν τον όρο distributed working κι όχι remote working, μιας και το τελευταίο υπονοεί πώς υπάρχει κάπου μια έδρα από την οποία δουλεύουν απομακρυσμένα (remote).

    Πριν προχωρήσουμε, να ξεκαθαρίσω ότι αυτό το μοντέλο εργασίας είναι αυτονόητο ότι δεν ταιριάζει σε όλους τους κλάδους, πχ βιομηχανία ή λιανική. Αλλά τουλάχιστον για τις περισσότερες εταιρείες παροχής υπηρεσιών θα μπορούσε να αποτελεί το μέλλον.

    Ο ιδρυτής της Automattic, Matt Mullenweg, εμφανίστηκε πρόσφατα στη δημοφιλή σειρά Making Sense Podcast, που παρουσιάζει ο Sam Harris (μπορείτε να το ακούσετε ολόκληρο εδώ, https://samharris.org/podcasts/194-new-future-work/). Εκεί μίλησε για τα 5 διαφορετικά επίπεδα των "απομακρυσμένων" ομάδων.

    Στο επίπεδο 1, οι εταιρείες δεν έχουν κάποιο πλάνο για να υποστηρίξουν την εργασία εξ αποστάσεως. Παρόλα αυτά οι εργαζόμενοι μπορούν να δουλέψουν εκτός γραφείου για περίπου μία ημέρα την εβδομάδα. Οι περισσότεροι έχουν πρόσβαση στα e-mail τους είτε από το κινητό, είτε από το laptop τους, οπότε μπορούν να κρατήσουν επαφή με την καθημερινότητα τους. Αλλά την πραγματική δουλειά θα την κάνουν όταν επιστρέψουν στο γραφείο τους. Στο επίπεδο αυτό βρίσκονταν οι περισσότερες εταιρείες πριν την πανδημία του COVID-19.

    Στο επίπεδο 2, βρίσκονται ή προσπαθούν να βρεθούν οι περισσότερες επιχειρήσεις, σήμερα. Σύμφωνα με τον Matt όμως, το κάνουν με το λάθος τρόπο. Αντί να προσπαθήσουν να εκμεταλλευτούν στο έπακρο το νέο μέσο, δηλαδή την εργασία από το σπίτι, προσπαθούν να δημιουργήσουν στο σπίτι, μία αντιγραφή της καθημερινότητας στο γραφείο. Έτσι λοιπόν, οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση σε εφαρμογές video conferencing, instant messaging κλπ. Αλλά απαιτείται να είναι μπροστά στον υπολογιστή τους από τις 9 μέχρι τις 5, να απαντούν συνεχώς και άμεσα στα e-mail τους και να συμμετέχουν σε τηλεδιασκέψεις, μερικές φορές με 10αδες συναδέλφους ταυτόχρονα. Και μάλιστα αρκετές εταιρείες έχουν εγκαταστήσει στους υπολογιστές των εργαζομένων εφαρμογές που μετρούν τον χρόνο που μένουν συνδεδεμένοι.

    Στο επίπεδο 3, οι εταιρείες αρχίζουν να προσαρμόζονται και να εκμεταλλεύονται το νέο μέσο. Στο επίπεδο αυτό, ο Matt θεωρεί πώς το πιο σημαντικό είναι η γραπτή επικοινωνία, ώστε να είναι σε όλους ξεκάθαρο το τί πρέπει να γίνει. Δίνει ως παράδειγμα την τήρηση σημειώσεων σε πραγματικό χρόνο, σε κάθε τηλεδιάσκεψη που κάνουν οι ομάδες του, ώστε στο τέλος να είναι όλοι ευθυγραμμισμένοι και σύμφωνοι με το αποτέλεσμα της συνάντησης, αλλά και με τα επόμενα βήματα. Μάλιστα, θεωρεί την αποτελεσματική γραπτή επικοινωνία ως την πιο σημαντική δεξιότητα που θα πρέπει να αναπτύξουν οι οργανισμοί, που θέλουν να υιοθετήσουν το μοντέλο της εργασίας εξ αποστάσεως. Στην Automattic τη θεωρούν τόσο σημαντική που το μεγαλύτερο μέρος των προσλήψεων τους το κάνουν μέσω γραπτών μηνυμάτων κι όχι μέσω τηλεφώνου ή βίντεο κλήσης.

    Με τη σωστή γραπτή επικοινωνία μειώνονται τα περιττά τηλέφωνα, e-mail και meetings. Για τα meetings μάλιστα, ο Matt θεωρεί πώς:

    - πρέπει να γίνονται μόνο εάν είναι απολύτως απαραίτητα. Τα περισσότερα που λέγονται σε ένα meeting θα μπορούσαν να εμπεριέχονται σε ένα e-mail ή σε ένα γρήγορο τηλεφώνημα
    - πρέπει να κρατάνε maximum 15 λεπτά για να έχουν αποτέλεσμα
    - πρέπει να συμμετέχουν 2 ή το πολύ 3 άτομα. Οτιδήποτε παραπάνω είναι υπερβολή,
    - πρέπει να βασίζονται σε συγκεκριμένη ατζέντα, για να επιτευχθούν όλα τα παραπάνω
    - στο τέλος των meetings, θα πρέπει να είναι ξεκάθαρο το ποιο θα είναι το επόμενο βήμα, τί έχει να κάνει ο καθένας και μέχρι πότε. Αλλιώς ήταν χάσιμο χρόνου
    - ποτέ, μα ποτέ, δεν πρέπει να γίνεται ένα meeting απλά για να μοιραστεί μια πληροφορία. Για τον λόγο αυτό υπάρχουν τα e-mail και τα instant messaging apps.

    Ο Matt πιστεύει ότι η Automattic βρίσκεται στο επίπεδο 4. Στο επίπεδο αυτό οι εταιρείες έχουν ξεφύγει από τα κατάλοιπα της βιομηχανικής επανάστασης, όπως τα χαρακτηρίζει, όπου η παραγωγικότητα συνδεόταν με τον χρόνο, που δαπανούσε κάποιος στο γραφείο.

    Το επίπεδο αυτό χαρακτηρίζεται από την "ασύγχρονη" (asynchronous) επικοινωνία. Οι εργαζόμενοι έχουν τη δυνατότητα να σχεδιάσουν την καθημερινότητά τους με τον τρόπο που τους εξυπηρετεί. Στην πραγματικότητα, τα περισσότερα πράγματα δεν απαιτούν μια άμεση απάντηση ή ενέργεια από μέρους των εργαζομένων. Ένας υπεύθυνος εργαζόμενος θα απαντήσει σε ένα e-mail ή ένα μήνυμα όταν μπορέσει και δεν πρέπει να θεωρείται υποχρέωσή του να απαντήσει αμέσως. Άλλωστε, εάν κάτι είναι πραγματικά επείγον και δεν μπορεί να περιμένει, μπορείς να σηκώσεις το τηλέφωνο και να μιλήσεις. Η ασύγχρονη επικοινωνία δίνει χρόνο στους ανθρώπους να σκεφτούν περισσότερο και άρα να πάρουν καλύτερες αποφάσεις. Μπορεί οι αποφάσεις να αργούν λίγο αλλά θα είναι καλύτερες. Και ο Matt δίνει το παράδειγμα ενός κλασικού meeting, όπου υπάρχει η απαίτηση να δοθούν απαντήσεις ή λύσεις εκείνη τη στιγμή, σε οποιοδήποτε θέμα πέσει στο τραπέζι. Επίσης, σε αυτά τα meetings, παρίστανται πολλοί αλλά την κουβέντα συνήθως μονοπωλούν είτε τα μεγαλοστελέχη, είτε οι πιο εξωστρεφείς. Με την υιοθέτηση της ασύγχρονης επικοινωνίας, οι απαντήσεις θα δίνονταν μετά από σκέψη. Και θα είχαν την ευκαιρία να συνεισφέρουν όλοι, οπότε η όποια απόφαση θα είχε ληφθεί μέσα από τη συλλογική γνώση.

    Για να είναι αποτελεσματική η ασύγχρονη επικοινωνία, θα πρέπει σε κάθε μήνυμα να δίνουμε στον παραλήπτη αρκετές πληροφορίες και λεπτομέρειες και εάν είναι δυνατόν να του λέμε ξεκάθαρα το τί είναι αυτό που πρέπει να γίνει, ποιο πρέπει να είναι το αποτέλεσμα και η προθεσμία για να επιτευχθούν όλα τα παραπάνω. Επίσης θα πρέπει πάντα να εμπεριέχεται μια λύση ή εναλλακτική, στην οποία θα μπορεί να καταφύγει ο παραλήπτης εάν πιστεύει ότι δεν μπορεί να καταφέρει το ζητούμενο. Ο Matt πιστεύει ότι οι ομάδες που έχουν κατακτήσει την ασύγχρονη επικοινωνία μπορούν να είναι 3 φορές πιο παραγωγικές από τις κλασικές ομάδες, που δουλεύουν σε ένα γραφείο 9 με 5.

    Όλα τα παραπάνω, μπορεί να φαίνονται απλοϊκά και αυτονόητα για μια εταιρεία όπως η Automattic, αλλά στην πράξη είναι απίστευτα δύσκολα για τις περισσότερες επιχειρήσεις. Τουλάχιστον ήταν ανέφικτα πριν την πανδημία COVID-19. Γιατί προϋποθέτουν την ύπαρξη συγκεκριμένης νοοτροπίας και κουλτούρας, τόσο από την πλευρά της εταιρείας, όσο και των εργαζομένων. Και η κουλτούρα θέλει χρόνο και προσπάθεια για να αλλάξει.

    Από την πλευρά της εταιρείας, καταρχήν σημαίνει ότι οι άνθρωποι αξιολογούνται με βάση το παραγόμενο αποτέλεσμα και μόνο. Δεν επιβάλουν στους ανθρώπους τους το πώς και πόσες ώρες θα εργαστούν στο γραφείο, αλλά δίνουν σημασία στο αποτέλεσμα που παράγουν. Είναι το κλασικό δίπολο effort vs effectiveness. Είναι η ουσία του λεγόμενου performance culture.

    Σημαίνει, επίσης, ότι η εταιρεία εμπιστεύεται τους εργαζομένους της. Ο Matt θεωρεί ότι οι άνθρωποι θέλουν εκ φύσεως να είναι σωστοί στις υποχρεώσεις τους, να δουλεύουν και να συνεισφέρουν. Επίσης πιστεύει στις ικανότητές τους. Κατ’ επέκταση δεν χρειάζεται το micro management ούτε ο ασφυκτικός έλεγχος που ασκούν οι περισσότερες εταιρείες στους εργαζομένους τους, επειδή τους αντιμετωπίζουν ως εν δυνάμει "τεμπέληδες". Και αναφέρει ως παράδειγμα, τις μεγάλες δυσκολίες που αντιμετώπιζαν να εγκλιματιστούν στην εταιρεία του άνθρωποι, που είχαν προηγούμενη εμπειρία ως managers σε κλασικές εταιρείες, επειδή είχαν μάθει να ασκούν διαρκή έλεγχο στις ομάδες τους και να τους λένε τί να κάνουν και πώς.

    Η προσέγγιση της Automattic είναι και πρακτικά πιο αποτελεσματική, σύμφωνα με τον Matt, καθώς ο τρόπος λειτουργίας της, που βασίζεται σε μικρές, agile ομάδες, βοηθάει ώστε ένας εργαζόμενος που δεν είναι συνεπής στις υποχρεώσεις του να γίνει αντιληπτός μέσα σε 2-3 ημέρες. Ενώ εάν εργαζόταν σε μια κλασική επιχείρηση, θα χρειαζόντουσαν τουλάχιστον 3-4 μήνες.

    Αυτό προφανώς απαιτεί και την αντίστοιχη νοοτροπία από τη μεριά των εργαζομένων. Ένας εργαζόμενος που θέλει "αφεντικό" πάνω από το κεφάλι του για να είναι συνεπής δεν έχει θέση σε έναν οργανισμό, που λειτουργεί με τον τρόπο αυτό. Οι εργαζόμενοι αυτοί όμως είναι μια μικρή μειοψηφία, σύμφωνα με τον Matt.

    Τέλος, υπάρχει κι ένα 5ο επίπεδο, το οποίο αποκαλεί Nirvana. Στο επίπεδο αυτό, η εταιρεία δουλεύει καλύτερα από οποιαδήποτε άλλη εταιρεία στον κόσμο, που λειτουργεί με τον κλασικό τρόπο. Και οι άνθρωποι οργανώνουν έτσι το περιβάλλον και την καθημερινότητα τους, ώστε πραγματικά να συνδυάζουν την εργασία με την ψυχαγωγία. Ο ίδιος ο Matt παραδέχεται ότι το επίπεδο αυτό είναι θεωρητικά ανέφικτο στο 100%, αλλά υπάρχει για να υπενθυμίζει σε όλους πώς μπορούν να γίνουν ακόμα καλύτεροι και να συνεχίζουν να προσπαθούν.

    Όλα δείχνουν πώς μερικές πρακτικές, όπως η εργασία από το σπίτι-Working From Home (WFH), θα παραμείνουν και μετά τον COVID-19. Ας διδαχτούμε όλοι, από εταιρείες όπως η Automattic, πώς θα εκμεταλλευτούμε στο έπακρο τις δυνατότητες του νέου αυτού τρόπου δουλειάς. Κι ελπίζω πώς μαζί με την πανδημία θα εκλείψουν και μερικές αναχρονιστικές πρακτικές εταιρειών, όπως το micro management και ο διαρκής έλεγχος, που είχαν αποδειχτεί και στην προ COVID-19 εποχή, ότι ήταν αναποτελεσματικές.

    * Ο κ. Πάνος Μπαλτάς είναι Director Special Projects της People for Business

    ΣΑΣ ΑΡΕΣΕ ΤΟ ΑΡΘΡΟ;

    ΣΧΕΤΙΚΑ ΑΡΘΡΑ