O Νόμος 4624/2019 έρχεται να εδραιώσει την προστασία προσωπικών δεδομένων στους εργασιακούς χώρους

Της Σοφίας Καλλιαντέρη

Αρκετά ψηλά στη λίστα των προτεραιοτήτων της καινούργιας κυβέρνησης τέθηκε η ψήφιση του νέου Νόμου 4624/2019 για την προστασία των προσωπικών δεδομένων προς εξειδίκευση  του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 2016/679 που έχει ήδη τεθεί σε ισχύ από τον Μάϊο του 2018. Ο πολυαναμενόμενος νόμος θέτει κάποια συμπληρωματικά μέτρα εφαρμογής του Ευρωπαϊκού Κανονισμού και εξειδικεύει θέματα που περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων τις προϋποθέσεις επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων από το δημόσιο, τη λειτουργία και τις αρμοδιότητες της εθνικής εποπτικής αρχής, την επεξεργασία δεδομένων στον εργασιακό χώρο, την επεξεργασία για δημοσιογραφικούς σκοπούς ή σκοπούς πληροφόρησης του κοινού.

Αυτό που παρουσιάζει πολύ ενδιαφέρον και επηρεάζει σε μεγάλο βαθμό την καθημερινότητα χιλιάδων επιχειρήσεων, από εταιρείες κολοσσούς έως μικρομεσαίες επιχειρήσεις, είναι η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που αναπόφευκτά λαμβάνει χώρα στον εργασιακό χώρο. Και ενώ μια τέτοια κατάσταση μπορεί να θεωρηθεί κάτι δεδομένο ή "αναγκαίο κακό" στο πλαίσιο των εργασιακών σχέσεων, ο νόμος όπως και ο κανονισμός θέτουν πολύ αυστηρές προϋποθέσεις που θα πρέπει όλοι οι εργοδότες να γνωρίζουν και να ενσωματώσουν στην καθημερινή λειτουργία των επιχειρήσεων.

Πως τα προσωπικά δεδομένα αλλάζουν τις ισορροπίες στις επιχειρήσεις

Πρόσφατα απασχόλησε έντονα την επικαιρότητα η επιβολή προστίμου ύψους 150.000 ευρώ σε μεγάλη πολυεθνική συμβουλευτική εταιρεία, για παράνομη επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των εργαζόμενών της. Με αφορμή αυτό το γεγονός, πολλοί εργοδότες και εκπρόσωποι εταιρειών έθεσαν επί τάπητος τους τρόπους με τους οποίους ενημερώνουν τους εργαζόμενους για την επεξεργασία των δεδομένων τους και τελικά εάν είναι συμμορφωμένοι με τις αρχές τις νομιμότητας, αντικειμενικότητας και διαφάνειας που απαιτεί ο κανονισμός και κατ’ επέκταση ο νέος νόμος.

Αρχικά να τονιστεί ότι η επεξεργασία των δεδομένων των εργαζομένων είναι νόμιμη εφόσον είναι απαραίτητη για την σύναψη  μιας σύμβασης εργασίας. Συνεπώς ο νόμος δίνει μια ισχυρή βάση για τους εργοδότες να συλλέγουν και να επεξεργάζονται τα δεδομένα των υπαλλήλων τους στο βαθμό που η συλλογή αυτή είναι απαραίτητη δηλαδή δεν υπάρχουν άλλοι εύλογοι και λιγότερο παρεμβατικοί τρόποι για να συναφθεί η σύμβαση εργασίας. Αυτό εντάσσεται στο γενικότερο πνεύμα του νόμου που απαιτεί ούτως ή άλλως ελαχιστοποίηση της επεξεργασίας των δεδομένων. Τι συμβαίνει όμως εάν η εταιρεία μας, παρόλο που έχει αυτή τη χρήσιμη νομική βάση επεξεργασίας, επιλέξει την  συλλογή της συγκατάθεσης του εργαζομένου; Ο νόμος είναι ξεκάθαρος. Ενώ δέχεται κατ’ εξαίρεση τη δυνατότητα λήψης συγκατάθεσης από τον εργαζόμενο όταν πληρούνται συγκεκριμένες προϋποθέσεις όπως το να παρέχεται σε έγγραφη ή ηλεκτρονική μορφή και να διακρίνεται σαφώς από τη σύμβαση εργασίας, καθώς και να προηγείται ενημέρωση του εργαζομένου για τον σκοπό επεξεργασίας των δεδομένων του, την ίδια στιγμή ξεκαθαρίζει ότι η συγκατάθεση πρέπει να είναι "αποτέλεσμα ελεύθερης επιλογής". Αυτό σημαίνει ότι ο εργαζόμενος πρέπει να έχει τη δυνατότητα να αρνηθεί χωρίς δυσμενείς συνέπειες. Στην πράξη, λαμβανομένου υπόψιν ότι ο εργοδότης θεωρείται ότι έχει θέση ισχύος στην εργασιακή πραγματικότητα και συνεπώς οι ισορροπίες είναι ευαίσθητες για τους εργαζόμενους, η διάταξη που δίνει το περιθώριο για λήψη συγκατάθεσης σε αυτό το πλαίσιο, αποδυναμώνεται  και μπαίνει στο περιθώριο των επιλογών του εργοδότη.

Δεδομένα υγείας και άλλα "ευαίσθητα δεδομένα" στον χώρο εργασίας

Πέρα από τα "κοινά" προσωπικά δεδομένα (στοιχεία επικοινωνίας, οικονομικά στοιχεία, κλπ), ο εργοδότης ενδέχεται να συλλέγει και δεδομένα ιδιαίτερης ευαίσθητης φύσης (πχ δεδομένα υγείας). Σε αυτές τις περιπτώσεις ο νόμος ορίζει ότι η συλλογή και επεξεργασία των εν λόγω δεδομένων μπορεί να γίνει στο πλαίσιο της εργασιακής σχέσης, εφόσον είναι απαραίτητο για την άσκηση των δικαιωμάτων ή την εκπλήρωση νόμιμων υποχρεώσεων που απορρέουν από το εργατικό δίκαιο , το δίκαιο της κοινωνικής ασφάλισης και της κοινωνικής προστασίας. Σε καμία περίπτωση λοιπόν ο εργοδότης δεν μπορεί να συλλέξει δεδομένα ιστορικού υγείας του εργαζομένου ή της οικογένειάς του, παρά μόνο εάν αυτό είναι απαραίτητο για συγκεκριμένους λόγους πχ θεμελίωσης δικαιωμάτων των εργαζομένων ή απόδοση κοινωνικών παροχών. Σε περίπτωση όμως που τα δεδομένα υγείας του εργαζομένου συλλέγονται από ασφαλιστική εταιρεία στο πλαίσιο ομαδικού ασφαλιστήριου συμβολαίου των εργαζομένων ως παροχή της εταιρείας, τότε η πρόσβαση σε εξετάσεις ή φακέλους υγείας των εργαζομένων πρέπει να γίνεται αυστηρά και μόνο από την ίδια την ασφαλιστική και όχι από τον εργοδότη, καθώς ο συγκεκριμένος σκοπός επεξεργασίας δεν συνδέεται άμεσα με την άσκηση εργατικών υποχρεώσεων ή υποχρεώσεων κοινωνικής ασφάλισης.

Τονίζεται τέλος ότι τόσο ο κανονισμός όσο και ο νόμος, δίνουν την δυνατότητα για θέσπιση ειδικών κανόνων για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (συμπεριλαμβανομένων των ευαίσθητων δεδομένων) μέσω συλλογικών συμβάσεων εργασίας και πάντα στο πλαίσιο των σκοπών της σύμβασης εργασίας. Η θέσπιση αυτών των διατάξεων θα πρέπει να διασφαλίζει την προστασία των δικαιωμάτων και των ελευθεριών των εργαζομένων έναντι της επεξεργασίας των προσωπικών τους δεδομένων και μπορεί για παράδειγμα να αφορούν  θέματα ισότητας και πολυμορφίας στο χώρο εργασίας, υγιεινής και ασφάλειας ή ακόμα και προστασίας της περιουσίας του εργοδότη ή των πελατών.

Παρακολούθηση (monitoring) στους χώρους εργασίας 

H παρακολούθηση στον χώρο εργασίας μπορεί να λάβει πολλές μορφές. Μπορεί να γίνεται μέσω συστημάτων CCTV, λογισμικών παρακολούθησης (monitoring software) εταιρικών emails, διαδικτυακής περιήγησης ή τηλεφωνικών κλήσεων και τέλος μέσω συστημάτων GPS για τα εταιρικά οχήματα. Ενώ ο νέος νόμος κάνει αναφορά μόνο στα συστήματα  κλειστού κυκλώματος οπτικής καταγραφής, σημαντικό σε όλες τις ανωτέρω περιπτώσεις είναι να τηρείται η αρχή της αναλογικότητας ως προς τον επιδιωκόμενο σκοπό του εργοδότη. Αυτό σημαίνει ότι κάθε μέτρο παρακολούθησης που εφαρμόζεται από τον εργοδότη, δεν πρέπει να υπερβαίνει  τα αναγκαία όρια για την επίτευξη των επιδιωκόμενων στόχων (πχ η αποφυγή κάποιου κινδύνου), και σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να εξετάζεται εάν υπάρχει κάποιο εξίσου αποτελεσματικό και λιγότερο περιοριστικό για τα δικαιώματα του εργαζομένου μέτρο.

Επίσης, τα παραπάνω μέσα δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται για την αξιολόγηση ή παρακολούθηση της αποδοτικότητας ή οποιασδήποτε πτυχής της συμπεριφοράς και προσωπικότητας του εργαζομένου. Κάθε ένα από τα παραπάνω μέσα παρακολούθησης θα πρέπει να είναι απολύτως απαραίτητο για λόγους προστασίας προσώπων και αγαθών ή διαφύλαξης άλλων εννόμων συμφερόντων του εργοδότη  λαμβανομένου υπόψιν του κινδύνου προσβολής της ανθρώπινης αξιοπρέπειας και ιδιωτικότητας που μπορεί να συνεπάγεται κάθε ένα από αυτά. Για παράδειγμα, ο εργοδότης μπορεί να έχει έννομο συμφέρον να εγκαταστήσει συστήματα GPS σε εταιρικά οχήματα που πραγματοποιούν διανομές προϊόντων προκειμένου να διασφαλιστεί η έγκαιρη και ασφαλής μεταφορά των προϊόντων. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει αυτό να γίνεται με διαφάνεια, δηλαδή να παρέχεται σχετική ενημέρωση στον εργαζόμενο, να περιορίζεται μόνο στα πλαίσια συγκεκριμένων ωρών εργασίας και να δίνεται στον εργαζόμενο η δυνατότητα απενεργοποίησης του συστήματος, εκτός εάν ειδικοί λόγοι δικαιολογούν την ανάγκη συνεχούς λειτουργίας του συστήματος GPS.

Ο νέος νόμος τέλος ορίζει ότι ο εργοδότης πρέπει να ενημερώνει τους εργαζόμενους εγγράφως για την εγκατάσταση και λειτουργία κλειστού κυκλώματος οπτικής καταγραφής εντός των χώρων εργασίας. Κάτι τέτοιο όπως ήδη αναφέραμε θα πρέπει αναλογικά να εφαρμόζεται και για όλα τα υπόλοιπα συστήματα παρακολούθησης.

Τελικά είναι σημαντική η ιδιωτική μας ζωή στη δουλειά;

Η απάντηση είναι ναι και μάλιστα εάν σκεφτούμε ότι η ίδια ερώτηση μπορεί να διατυπωθεί με διαφορετικό τρόπο: εάν γνωρίζαμε ότι βρισκόμαστε σε μία κατάσταση όπου ίσως παρακολουθούμαστε, θα ήμασταν ο εαυτός μας; Η θα επιλέγαμε μια κομφορμιστική, αρεστή συμπεριφορά, αυτή που ο επαγγελματικός και κοινωνικός περίγυρος θα ανέμενε από εμάς; Aυτό αποκτά μεγαλύτερη βαρύτητα εάν σκεφτούμε ότι στον εργασιακό χώρο περνάμε ένα μεγάλο μέρος - εάν όχι το μεγαλύτερο - της ζωής μας. Και δεν χρειάζεται η παρακολούθηση να έχει διαρκή και μόνιμο χαρακτήρα, αρκεί η πιθανότητα ο εργοδότης ή οποιοσδήποτε τρίτος ανά πάσα στιγμή να μπορεί να έχει πρόσβαση σε ένα "ενσταντανέ" της ιδιωτικότητάς μας, που ίσως αφορά κάποια επικοινωνία μας, κάποια κίνησή μας, κάποια έκφρασή μας. Αυτή η πιθανότητα από μόνη της είναι ικανή να δημιουργήσει μια νοητική φυλακή, μια "εγρήγορση συμμόρφωσης" που απέχει πολύ από την πρωτογενή δράση που απορρέει από την ελεύθερη βούληση. Και εκεί είναι που οδεύουμε σε μία πραγματικότητα την οποία προφητικά είχε σκιαγραφήσει ο Τζορτζ Οργουελ: "Εάν θέλεις να κρατήσεις κάτι μυστικό, θα πρέπει να το κρύψεις και από τον ίδιο σου τον εαυτό"…

* Η κα Σοφία Καλλιαντέρη είναι Δικηγόρος - Σύμβουλος Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων της GAGDPR