Όπως συµβαίνει µε την εκµάθηση µιας ξένης γλώσσας, έτσι και το να γίνετε γκουρού στο Excel συσχετίζεται µε το πόσο συχνά χρησιµοποιείτε το πρόγραµµα. Μπορεί να µάθετε πολλά tips και tricks, θα πρέπει όµως να εξασκείστε συχνά αν θέλετε να παίζετε το πρόγραµµα στα δάκτυλα.

Τα tips που σας παραθέτουµε απευθύνονται σε προχωρηµένους χρήστες του Excel, οι οποίοι όχι µόνο θα τα µάθουν γρήγορα, αλλά θα τα θυµούνται για περισσότερο καιρό από ό,τι συνήθως. Καλύπτουν τις πιο σηµαντικές λειτουργίες που ο δηµιουργός κάθε φύλλου εργασίας οφείλει να γνωρίζει, όπως και µερικές από την τελευταία έκδοση του προγράµµατος, το Microsoft Office 2010 Excel.

Αντιμεταθέτοντας τα περιεχόμενα ενός πίνακα

Ας δούµε πώς µπορείτε να αντιµεταθέτετε τα περιεχόµενα ενός πίνακα, δηλαδή να κάνετε τις στήλες γραµµές και τις γραµµές στήλες. To Excel σάς προσφέρει έναν απλό κι έναν σύνθετο τρόπο για να το πετύχετε αυτό. Η απλή µέθοδος [την οποία περιγράφουµε στο παρόν tip] χρειάζεται λίγα κλικ για να υλοποιηθεί. Αρχικά επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να αντιµεταθέσετε. Ακολούθως µετακινήστε το δείκτη του ποντικιού σε ένα κενό σηµείο του φύλλου εργασίας, όπου να υπάρχει ελεύθερος χώρος πάνω και δεξιά από αυτό. Κάντε κλικ στην καρτέλα Home [Κεντρική], άλλο ένα κλικ στο βελάκι κάτω από το Paste [Επικόλληση] και στη συνέχεια µετακινήστε στο εικονίδιο, τελευταίο από τη δεύτερη σειρά εικονιδίων της περιοχής Paste [Επικόλληση], που αναγράφει [όταν αφήσετε λίγη ώρα το δείκτη του ποντικιού πάνω του] Transpose [Αντιµετάθεση]. Κάντε κλικ και ο πίνακας θα επικολληθεί µε αντιµετάθεση στο σηµείο που θέλετε [εικ. 1]. Δυστυχώς, οι δύο πίνακες δε συσχετίζονται, εποµένως αν αλλάξετε τις τιµές στον πρώτο, δε θα αλλάζουν και στον δεύτερο, αυτόν που έχει αντιµετατεθεί. Θα σας δείξουµε πώς µπορείτε να το ρυθµίσετε αυτό στο αµέσως επόµενο tip.

"Zωντανή" αντιμετάθεση πίνακα

Σε αυτό το tip θα κάνουµε µια πιο... επαγγελµατική αντιµετάθεση πίνακα. Aς υποθέσουµε, λοιπόν, ότι θέλετε να έχετε τον ίδιο πίνακα στο ίδιο φύλλο εργασίας σε δύο εκδόσεις: µια κανονική και µια στην οποία θα έχει αντιµετάθεση των περιεχοµένων του.

Θα πρέπει, όµως, αυτό να γίνεται µε τέτοιο τρόπο, ώστε όταν αλλάζετε την τιµή στο κελί του πρώτου πίνακα, να αλλάζει αυτόµατα στο αντίστοιχο κελί του δεύτερου πίνακα. Επιλέξτε τον πίνακα και µετρήστε τις στήλες και τις γραµµές του. Ας υποθέσουµε ότι σχηµατίζεται στην περιοχή B10:M25, οπότε έχει 16 γραµµές και 11 στήλες. Eπιλέξτε τον πίνακα που έχει αντιµεταθέσει, πηγαίνετε στο πάνω αριστερό κελί και πληκτρολογήστε τον τύπο =(TRANSPOSE(Β10:Μ25), όπου στη σχετική περιοχή βάζετε φυσικά την περιοχή κελιών του δικού σας πίνακα. Μην πατήσετε Enter αλλά Ctrl Shift Enter. To Εxcel θα κυκλώσει τον τύπο µε άγκιστρα για να δηλώσει ότι πρόκειται για τύπο πίνακα [εικ. 2]. Αυτό σηµαίνει ότι κάθε αλλαγή που κάνετε στον αρχικό πίνακα θα εµφανίζεται και στην έκδοση που αντιµετατίθεται. Δεν µπορείτε, ωστόσο, να κάνετε αλλαγές απευθείας στον πίνακα που έχετε αντιµεταθέσει.

Δημιουργώντας μικροδιαγράμματα

Mια από τις πιο ενδιαφέρουσες νέες λειτουργίες του Excel 2010 είναι η δυνατότητα δηµιουργίας µικροδιαγραµµάτων ή, για να µιλάµε στη γλώσσα της Microsoft, των λεγόµενων Sparklines. Αυτά τα µικροσκοπικά ραβδογράµµατα και ιστογράµµατα σχηµατίζονται µέσα σε ένα κελί, εµφανίζοντας τη µεταβολή αριθµών σε µια στήλη ή γραµµή. Μπορείτε να πειραµατιστείτε µε αυτά, ανοίγοντας ένα φύλλο εργασίας που να περιέχει ετικέτες και δεδοµένα δίπλα τους και στη συνέχεια να δηµιουργήσετε τα Sparklines ως εξής: Εισάγετε µια κενή στήλη ή γραµµή µεταξύ των ετικετών και των τιµών του και ακολούθως κάντε κλικ στο κελί που θα θέλατε να εµφανιστεί το διάγραµµα. Στη συνέχεια πατήστε την καρτέλα Insert [Εισαγωγή] και την περιοχή Sparklines [Γραφήµατα Sparkline]. Όπως θα δείτε, µπορείτε να επιλέξετε ανάµεσα σε τρεις διαφορετικούς τύπους: Line [Γραµµή], Column [Στήλη] και Win/Loss [απεικονίζει διακυµάνσεις] [εικ. 3].

Αφού επιλέξετε τον τύπο που θέλετε, θα δείτε ένα πλαίσιο διαλόγου που θα ζητά να καθορίσετε ποια περιοχή των κελιών θα χρησιµοποιηθεί για την απεικόνιση του µικροδιαγράµµατος. Με κλικ στο ΟΚ το µικροδιάγραµµα θα εµφανιστεί στο κελί από το οποίο ξεκινήσατε τη διαδικασία.

Xρησιµοποιήστε ακολούθως τα σχεδιαστικά εργαλεία της καρτέλας Sparkline για να µορφοποιήσετε το διάγραµµα ανάλογα µε τις προτιµήσεις σας.

Περιεχόμενο και μορφοποίηση σε πολλαπλά φύλλα εργασίας

Μπορείτε να προσθέσετε περιεχόµενο ή να εφαρµόσετε µια µορφοποίηση ταυτόχρονα σε δύο ή περισσότερα φύλλα εργασίας, οµαδοποιώντας τα. Όταν οµαδοποιείτε πολλαπλά φύλλα εργασίας, οτιδήποτε περιεχόµενο εισάγετε ή οποιαδήποτε µορφοποίηση εφαρµόζετε, προστίθεται σε όλα τα φύλλα εργασίας της οµάδας. Έτσι, µπορείτε να προσθέσετε µια γραµµή από επικεφαλίδες σε ένα φύλλο εργασίας και αυτή η γραµµή να εισαχθεί αυτόµατα σε όλα τα φύλλα εργασίας που απαρτίζουν την οµάδα.

Για να οµαδοποιήσετε τα φύλλα εργασίας ενός αρχείου του Excel, κάνετε δεξί κλικ σε αυτά, αφού τα επιλέξετε κρατώντας πατηµένο το πλήκτρο Ctrl, και στη συνέχεια από το αναδυόµενο µενού πατάτε την εντολή Select All Sheets [Επιλογή όλων των φύλλων].

Όταν δύο ή περισσότερα φύλλα εργασίας οµαδοποιούνται, το Excel προσθέτει τη λέξη [Group]/[Oµάδα] µετά την ονοµασία του αρχείου στην µπάρα τίτλου του.

Προσοχή με τις ομαδοποιήσεις

Η οµαδοποίηση αποτελεί µια πανίσχυρη αλλά συνάµα επικίνδυνη λειτουργία. Αν σβήσετε τα περιεχόµενα ενός κελιού σε ένα οµαδοποιηµένο φύλλο εργασίας, θα σβηστούν αυτόµατα τα περιεχόµενα του αντίστοιχου κελιού σε όλα τα υπόλοιπα φύλλα εργασίας της οµάδας. Έτσι, πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε σε ένα αρχείο µε οµαδοποιηµένα φύλλα εργασίας, κάντε δεξί κλικ σε µια από τις καρτέλες κάτω αριστερά και επιλέξτε την εντολή Ungroup Sheets [Kατάργηση οµαδοποίησης φύλλων] [εικ. 4].