Η παρακολούθηση του νομοθετικού και κανονιστικού πλαισίου που διέπει τη λειτουργία κάθε εταιρείας αποτελεί έναν σύνθετο γρίφο, ο οποίος ανατίθεται σε διαφορετικούς υπεύθυνους, ανάλογα με την ειδικότητά τους. Τα θέματα Υγείας και Ασφάλειας παρακολουθούνται από τον τεχνικό ασφαλείας, τα περιβαλλοντικά θέματα από τον αντίστοιχο υπεύθυνο, τα εργασιακά ζητήματα τα χειρίζεται το ΗR, τα οικονομικά είναι ευθύνη του CFO, ενώ ορισμένες λειτουργίες (μπορεί να) ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες. Έτσι, η απάντηση στο ερώτημα "Πόσο συμμορφούμενη (compliant) είναι η εταιρεία μας;" συχνά αποτελεί μια πρόκληση για τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης και τη Νομική Υπηρεσία ενός Οργανισμού. 

Το λογισμικό Compliance Manager καλύπτει την ανάγκη για συστηματική παρακολούθηση των υποχρεώσεων που απορρέουν από το κανονιστικό πλαίσιο της εταιρείας. Ανάλογα με το είδος και τη δραστηριότητα, η παρακολούθηση δεν περιορίζεται μόνο στη νομοθεσία, αλλά μπορεί να περιλαμβάνει και συμβατικές υποχρεώσεις με πελάτες και προμηθευτές, εσωτερικούς εταιρικούς κανονισμούς, ευρωπαϊκές κλαδικές απαιτήσεις, καθώς και διεθνή τεχνικά πρότυπα. 

Μέσω του Compliance Manager, οι υποχρεώσεις του κανονιστικού πλαισίου θα καταχωρηθούν μόνον μία φορά και μετά θα συνδεθούν με τις αντίστοιχες τεκμηριώσεις και ενέργειες συμμόρφωσης, παρέχοντας έτσι ένα ολοκληρωμένο πλάνο συμμόρφωσης για την εταιρεία. Οι υπεύθυνοι παρακολούθησης ορίζονται ανάλογα με το είδος της απαίτησης, πχ ένας για θέματα Περιβάλλοντος, άλλος για HR κλπ. Ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης μπορεί να έχει εύκολη και άμεση πρόσβαση σε μια πλήρη εικόνα, τόσο για τις απαιτήσεις, όσο και για τις εκκρεμότητες και τις προθεσμίες ολοκλήρωσης. 

Η παρακολούθηση των εκκρεμοτήτων γίνεται μέσω KPIs και reports που παρέχονται από το λογισμικό, ενώ η Διοίκηση μπορεί να έχει μία συνοπτική εικόνα στο dashboard. Σήμερα, στις περισσότερες εταιρείες τα εμπλεκόμενα στελέχη ανταλλάσσουν πολλά e-mails με αρχεία Excel για την παρακολούθηση του κανονιστικού πλαισίου, τα οποία Excel συχνά διαφέρουν μεταξύ τους. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα οι υπεύθυνοι να μην επικοινωνούν επαρκώς, δημιουργώντας έτσι εκκρεμότητες και καθυστερήσεις, ενώ ποτέ δεν είναι σίγουροι για το ποιο αρχείο αποτελεί την τελευταία και πλέον ενημερωμένη version. 

Οι απαιτήσεις για κανονιστική συμμόρφωση αυξάνονται, καθώς το επιχειρηματικό περιβάλλον γίνεται όλο και πιο απαιτητικό σε αυτόν τον τομέα. Σε συνδυασμό με τη χρήση ενός εξειδικευμένου συμβούλου, η χρήση ενός εργαλείου όπως το Compliance Manager αποτελεί την πλέον αποδοτική λύση, διευκολύνοντας την παρακολούθηση και την παραγωγή αναφορών για τους υπεύθυνους συμμόρφωσης.

Είστε έτοιμοι να ανακαλύψετε το Compliance Manager;